Eerste hulp bij het starten van je fotografiebedrijf

Oké, je bent eruit: je houdt van fotograferen, verdient er al wat geld mee en wilt daarom graag een eigen fotografieonderneming beginnen. Dat kan! Er zijn wel belangrijke punten waar je bij stil moet staan. Om je hierbij een handje te helpen hebben we een aantal zaken voor je op een rijtje gezet. We spraken Theo Vrolijk en Sabina Chaou van de Kamer van Koophandel over het starten van je eigen fotografiebedrijf.

Ben je wel of geen ondernemer?

Je kunt wel graag je eigen onderneming willen starten, maar volgens de Handelsregisterwet zijn er een aantal spelregels waar je je aan moet houden. Het is van belang dat het ondernemersbegrip een rol speelt als je:

• met regelmaat en continuïteit deelneemt aan het economisch verkeer. Dit houdt in dat je minimaal twee dagen per week gemiddeld vijftien uur met je onderneming bezig bent.
• op jaarbasis minimaal tienduizend euro omzet hebt. (Dit is een omzetindicatie!)

Let op: deze criteria zijn niet zwart-wit. 'Iedere situatie en iedere ondernemer is anders', aldus Sabina. Het is wel belangrijk om goed bij deze eisen stil te staan, want is het gewoon een hobby waar je geld mee verdient of wil je echt een ondernemer worden? 

Btw-nummer

Als je hobbymatig fotografeert en af en toe betaalde opdrachten krijgt, kun je je niet bij de KvK inschrijven, maar het is wel slim om je bij de Belastingdienst in te schrijven. Je maakt natuurlijk kosten, je wilt facturen sturen en alles via de officiële weg regelen. Dan is een btw-nummer genoeg, je bent dan voor de omzetbelasting ondernemer, maar niet voor de inkomstenbelasting. Volgens de Belastingdienst ben je ondernemer voor btw als je:

• zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefent.
• regelmatig inkomsten hebt. Het maakt hierbij niet uit of je winst beoogt of maakt.
• inkomsten naast je werk in vaste dienst hebt. Werk je bijvoorbeeld parttime in loondienst en doe je naast deze baan wat fotografieopdrachten? Dan moet je hier btw over betalen.
• een vermogensbestanddeel of recht exploiteert. 

KvK-nummer

Wil je echt van je hobby je werk maken, dan is het slim om contact op te nemen met de KvK. Eerst via de website waar veel informatie te vinden is. Voor een antwoord op maat kun je de KvK ook bellen. Samen met de KvK kijk je of je inschrijfplichtig bent. Dit wil zeggen: of je aan de criteria van de Handelsregisterwet voldoet en dus ondernemer bent. Als dit het geval is, ben je ook ondernemer voor btw. Je hebt dan ook een aantal voordelen, zoals zelfstandigen- en startersaftrek. Hiervoor kom je alleen in aanmerking als je:

• 1225 uur op jaarbasis aan je onderneming besteedt, hierbij horen ook bijvoorbeeld marketing, reistijd, acquisitie enz.
• meer tijd steekt in je onderneming dan in andere werkzaamheden, zoals in loondienst werken. 

Er komen dus best wel wat criteria bij kijken. Daarom is het goed om bij jezelf na te gaan wat je met je fotografie wilt. Heb je advies nodig over het stappenplan? Vraag het aan de Kamer van Koophandel. Zij denken graag met je mee hoe je een planning maakt om goed voorbereid van start te gaan. 'Soms is het slim om ook over je strategie na te denken. Fotografeer je tien bruiloften in een jaar, dan ben je nog geen ondernemer. Maar misschien kun je er bijvoorbeeld dertig doen, want dan past het ondernemersbegrip er goed bij en krijg je fiscale voordelen. Dat is voor je portemonnee beter. Je zou dan kunnen overwegen om minder bij je werkgever te werken. Dit zijn zaken waar je goed over na moet denken, want het kan je veel geld schelen', legt Theo uit.

Inschrijven

Als je voldoet aan het ondernemersbegrip kun je je inschrijven. Dit kun je online doen. Je moet het inschrijfformulier zo volledig mogelijk invullen, zodat je tijdens de afspraak bij de KvK je inschrijving definitief kunt maken. Houd er rekening mee dat je al de omzetverwachting voor het eerste jaar moet invullen. Dit bespreek je uiteraard ook nog tijdens het gesprek. 'Als je niet weet wat je daar moet invullen, kun je dit bespreken met iemand van de KvK', vertelt Sabina. Let op: als je een fotostudio of een ander pand huurt, moet je de huurovereenkomst naar de inschrijving meenemen. Als je inschrijving definitief is afgerond, loop je met een KvK- en btw-nummer de deur uit en ben je klaar om te starten.

Ondernemingsplan

Volgens Theo en Sabina is voor iedere startende professionele fotograaf een ondernemingsplan onmisbaar. In zo'n plan zet je je eigen plannen op een rij. Je beantwoordt vragen als: Wie ben ik als ondernemer? Wat wil ik precies gaan doen? Welke rechtsvorm kies ik? Hoe ziet de markt eruit? Hoe kom ik aan klanten? Hoeveel geld heb ik nodig om mijn plannen te verwezenlijken? Door een ondernemingsplan te maken onderzoek je of jouw plannen haalbaar zijn en of er markt is voor jouw discipline. Stel dat er in jouw omgeving al vijftig portretfotografen zijn. Is het dan slim om de 51e te worden of kun je je dan beter op een ander genre richten? Dit plan dwingt je ook om de nodige keuzes te maken. Daarnaast voorkom je dat je aspecten over het hoofd ziet.

'In dit plan bespreek je ook je zwakke en sterke punten. Het is goed om naar je zwakke punten te kijken. Ben je bijvoorbeeld niet goed in administratie? Zorg er dan voor dat je iemand inschakelt die het voor je doet of je erbij helpt. Het wil niet zeggen dat als je iets niet kunt je automatisch geen goede ondernemer bent. Als je goed bent in wat je doet, dus fotograferen in dit geval, kun je altijd mensen vragen om je te helpen met de dingen waar je minder goed in bent. Je kunt nu eenmaal niet alles, durf dat ook toe te geven', legt Sabina uit. Een ondernemingsplan hoeft geen heel boekwerk te zijn, tien pagina's is meer dan genoeg!

Uurtarief

Misschien wel een van de lastigste dingen voor startende ondernemers is het berekenen van een uurtarief. Hoeveel moet je vragen voor een shoot? Volgens Theo is het belangrijk dat je nooit als laagste gaat zitten. 'Veel starters denken: als ik laag zit dan haal ik klanten binnen. Maar een volgende fotograaf gaat dan onder jouw tarief werken en krijgt dan de klanten. Zorg ervoor dat je je eigen kosten goed in beeld hebt, kwaliteit kunt leveren en dat je kunt uitleggen waarom jouw uurtarief op dat niveau ligt.' Breng dus eerst goed in kaart wat je onderaan de streep over moet houden. Bereken wat je minimaal moet omzetten om de kosten die je maakt te kunnen dragen.

Kijk niet alleen naar het bedrag dat je nodig hebt om van te leven. Ook moet je tarief in de markt passen. Daarnaast kun je je onderscheidend vermogen meenemen in het bepalen van je tarief. Probeer ook strategisch na te denken en speel in op de psychologie van de mens. 'Als je een laag tarief vraagt zullen mensen al snel denken dat het niets kan zijn. Zorg er dus voor dat je een redelijk uurtarief hebt. Als je bijvoorbeeld zegt: mijn uurtarief is honderd euro, maar je krijgt nu twintig procent korting. Dat spreekt mensen meteen aan en zo haal je je klanten binnen. Probeer te denken als je klant.' Theo beaamt dat het erg lastig is om een uurtarief te bepalen, het is persoonlijk en daarom zijn er ook geen vaste regels voor. Praat eens met je omgeving en vraag andere fotografen naar hun uurtarief.

Meer info: www.ondernemersplein.nl/onlineleren/ uurtarief-bepalen

Van VAR-verklaring naar modelovereenkomst

Als je voor meerdere opdrachtgevers werkt heb je een Verklaring Arbeidsrelatie, ook wel VAR-verklaring nodig. Deze vraag je aan bij de Belastingdienst. Met deze verklaring geef je de opdrachtgevers de zekerheid dat zij een zelfstandige inhuren en dat ze niet later alsnog loonheffing en premies moeten betalen. Maar vanaf 1 mei 2016 verdwijnt de VAR-verklaring. Deze wordt vervangen door een nieuw systeem van modelovereenkomsten. De Belastingdienst worstelde namelijk al jaren met schijnzelfstandigheid onder zzp'ers. Dit zijn zelfstandige ondernemers die wel een VAR-verklaring hebben, maar eigenlijk alleen op papier zelfstandig zijn. Ze werken dan bijvoorbeeld voor één opdrachtgever en doen dan eigenlijk niets anders dan mensen die in loondienst werken. Zij profiteren wel van onder meer de zelfstandigen- en startersaftrek. Daarom heeft de Belastingdienst voor een nieuw model gekozen.

De nieuwe modelovereenkomsten worden door hen goedgekeurd en bieden vooraf al zekerheid voor de opdrachtgevers over de gevolgen voor loonheffing. De opdrachtgever hoeft geen loonheffingen in te houden en te betalen als er gewerkt wordt volgens de voorbeeldovereenkomst. Iedereen die volgens zo'n voorbeeldovereenkomst werkt of gaat werken, kan deze downloaden op de website van de Belastingdienst. De opdrachtnemer is dan niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen (WW, ZW en WIA).

Als blijkt dat de manier van werken niet volgens de overeenkomst gaat, moet de opdrachtgever alsnog loonheffingen inhouden en betalen. In dit geval is de opdrachtnemer wel verzekerd voor werknemersverzekeringen. Daarnaast zijn opdrachtgever en –nemer per 1 mei 2016 beiden verantwoordelijk voor de arbeidsrelatie, voorheen was dat alleen de opdrachtnemer.

Tips van Sabina en Theo

• Maak een film in je hoofd en spoel deze twee jaar vooruit. Waar sta je dan als fotograaf? Wie zijn je klanten? Noem vijf punten die je dan bereikt wilt hebben. Speel nu de film stukje voor stukje terug. Wat moet je doen om daar te komen? Als je dat helder hebt, dan weet je wat jij moet doen om van jouw onderneming een succes te maken.
• Bouw een netwerk op met andere zzp'ers en probeer elkaar aan contacten te helpen. Zo zou je als fotograaf bijvoorbeeld kunnen samenwerken met een tekstschrijver, websitebouwer en marketeer. Iedereen kijkt in zijn netwerk of hij of zij iemand weet waar je een opdracht voor kunt doen en jij kijkt voor hen in jouw netwerk. Zo help je elkaar, want alleen is ook maar alleen.
• Wil je samen met iemand een fotografiebedrijf beginnen? Stel dan een contract op! Ga niet uit van mondelinge afspraken, maar zet het zwart op wit. Zo voorkom je eventuele problemen in de toekomst.
• Na je inschrijving bij de KvK is het belangrijk dat je lekker aan de slag gaat. Loop je tegen problemen aan? Schakel dan de hulp van de Kamer van Koophandel in. Zij blijft namelijk altijd een klankbord waar je met je vragen naartoe kunt.
• Houd alles goed en netjes bij, zoals je uren, inkomsten en uitgaven. Bewaar deze gegevens zeven jaar! De Belastingdienst kan hier altijd om vragen en je moet ze dus ook kunnen tonen.